O software de assinatura digital é uma ferramenta de gestão de documentos que utiliza a criptografia para oferecer a validação de assinaturas de forma digital. Assim, ele traz mais agilidade e segurança aos processos de uma empresa.
No âmbito da gestão de contratos, esses softwares são muito úteis, pois diminuem seu tempo de assinatura, facilitando o fechamento de acordos para, consequentemente, auxiliar na produtividade dos colaboradores de uma empresa.
As ferramentas de assinatura eletrônica e digital têm inúmeras finalidades: contratações, matrículas, compra e venda e outras. Neste artigo, falaremos sobre como esses softwares auxiliam a gestão de contratos.
O que é gestão de contratos?
Uma boa gestão de contratos é a solução para que organizações não se percam dentro de prazos e cláusulas, isso porque ela se baseia na revisão contínua destes documentos tão importantes para o funcionamento do negócio.
Manter a atenção aos contratos da sua empresa é muito importante para evitar complicações judiciais, quebras de contrato e promessas incoerentes com a realidade.
Os contratos são firmados entre duas ou mais partes, sejam pessoas físicas ou jurídicas, a fim de estabelecer direitos e compromissos em uma relação. Em empresas que prestam serviços, esses contratos são com clientes, por exemplo.
Porém, todos os tipos de organizações firmam contratos, sejam com fornecedores, parceiros ou colaboradores. Por isso, a gestão de contratos é importante para diferentes modelos de negócios.
Os objetivos principais da gestão de contratos são:
- Garantir o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os contratos;
- Agilizar trâmites contratuais;
- Gerenciar os estágios do ciclo de vida dos contratos;
- Cuidar do armazenamento e histórico dos contratos;
- Controlar os prazos de vencimento e renovação de contratos;
E muito mais!
Cabe ao gestor de contratos assegurar essas e outras boas práticas relacionadas ao bom andamento dos contratos da companhia. E, para isso, ele pode contar com a ajuda de ferramentas tecnológicas.
Software de assinatura digital complementa a boa gestão de contratos
Hoje, existem os softwares de gerenciamento de contratos, que são responsáveis por validar informações referentes a estes documentos e controlar o ciclo de vida dos contratos, da fase inicial à final.
Esses sistemas possuem um caráter jurídico a fim de auxiliar os gestores no controle e segurança de seus contratos.
Em um sistema analógico de gestão, em que os contratos são armazenados em pastas, as dificuldades de organização interferem negativamente na credibilidade de uma empresa.
Com um software de gerenciamento de contratos, todos esses documentos ficam guardados em nuvem e, além de seguros, seu acesso aos colaboradores é facilitado.
Além disso, ao utilizar um software de assinatura digital integrado ao sistema de gerenciamento de contratos, o negócio ganha mais eficiência e rapidez nos processos de gestão desses documentos.
Benefícios de um software de assinatura digital
Existem diversos pontos positivos na contratação de uma ferramenta de assinatura eletrônica e digital, entre eles, podemos citar os mais marcantes:
Agilidade aos processos burocráticos de um negócio;
Otimização da rotina da empresa;
Facilidade no processo de assinatura;
Redução de problemas como perdas ou deterioração;
Gestão do documento feita a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, como smartphones, tablets e notebooks;
Garantia da segurança jurídica dos documentos.
Outro ponto muito relevante quando falamos de digitalização é a preparação para o futuro dos negócios. Ao investir em softwares de gestão de documentos e assinatura digital, você estará deixando seu negócio preparado para tecnologias que estão surgindo.
FONTE: Blog Adobe
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